În București, e ofertă bogată de evenimente publice și private, cu intrare liberă sau cu plată. Motive de bucurie pentru toți cei dornici de socializare, dar și pentru cei care vor să învețe ceva. De regulă, cam tot ce e cu intrare liberă pentru participanți, adică fără plata unei taxe de participare, înseamnă că are în spate un susținător sponsor, care face posibil acel eveniment. Altminteri, dacă plătiți intrarea, este pentru că organizatorul muncește singur pentru a vă pune la dispoziție în acea zi informația pe care o promovează și pe care doriți să o aflați. În oricare dintre cazuri, atât timp cât ajungeți să intrați în posesia a ceea vă interesează, e mai puțin importantă mecanica din spate, decât dacă aflați de vreun sponsor care intră în conflict cu valorile și principiile voastre (la mine așa e și așa se explică de multe ori absența din multe proiecte). Cu toate acestea, înscrierea si participarea la evenimente presupune câteva reguli, pe care m-am gândit să vi le descriu, din perspectiva mea. Pentru că organizez și eu câteva evenimente și ne prinde bine tuturor să ne raportăm la un minim de reguli, ca să ne putem bucura împreună de acele momente.

Înscrierea la evenimente

• Imediat ce aflați de un eveniment, pe care îl așteptați de ceva vreme, sunteti tentați să vă înscrieți pe loc, ca să prindeți loc.

Cum procedează mare parte dintre noi: Dacă e un eveniment fără taxă, deci nu e nevoie să vă gândiți prea mult, intrați pe link repede și vă lăsați acolo datele. Gata, v-ați luat de pe cap asta, treceți la următoarele lucruri pe care le aveți de făcut! Pentru că nu vă notați niciunde, de multe ori uitați că ați făcut o înscriere la acel eveniment. În timp ce pentru voi se poate să nu fie o problemă, organizatorul se dă de ceasul morții pentru că are multe înscrieri și trebuie să le oprească, întrucât sala are un număr de locuri limitat, sau trainerul lucrează doar cu un număr de participanți. Sau are give aways doar pentru un număr de persoane. Oricare ar fi motivele, pentru organizatori e foarte important numărul de înscriși. Ei iau în serios fiecare înscriere!

Recomandare: Abordați fiecare înscriere ca și cum ar fi cu taxă! Adică gândiți-vă de mai multe ori înainte de a decide dacă să vă înscrieți sau nu. Dacă aveți dubii, amânați înscrierea până când sunteți siguri că veți putea participa. Chiar cu riscul de a nu mai prinde loc. Mai bine nu prindeți loc, decât să încurcați organizatorul cu o promisiune pe care nu o onorați! Credeți-mă, e multă muncă în spate și sunt multe calcule făcute. În plus, de ce să blocați un loc, de care se poate bucura o altă persoană?

• Când completați formularul de înscriere, bifați pe acolo repede niște lucruri, ca să vă înscrieți.

Cum procedează mare parte dintre noi: completați doar ce pare ușor. Vă feriți să lăsați numărul de telefon sau emailul. Bifați la întâmplare câteva idei, fără să vă gândiți prea mult.

Recomandare: Faceți-vă timp să lăsați toate informațiile. Pentru organizator sunt chiar importante. Ca să vă cunoască mai bine și să adapteze evenimentul conform preferințelor voastre. Nu stă nimeni să colecteze date, dacă nu are nevoie de ele pentru organizare. Emailul și telefonul se cer pentru follow up. Adică pentru a mai trimite un remider despre eveniment cu 1-2 zile înainte, ceea ce e foarte util, ca să ne reamintim de el, dacă am uitat cumva. Desigur, se mai pot cere pentru alte informări ulterioare, cu acordul vostru.

•  Citește cu atenție dacă e un eveniment cu taxa de participare!

Dacă în anunț se specifică faptul că plata trebuie făcută în avans, online, nu considera că poți plăți cash la eveniment. Fiecare astfel de indicație are în spate o motivație importantă de natură contabilă și legală, cu răspundere din partea organizatorului.

Despre confirmare

Cu 1-2 zile înainte, primiți o reamintire: despre eveniment, ora și locul. Poate fi prin sms sau un email. Chiar dacă nu mai puteți participa, dați un reply: “nu, îmi pare rău, ne vedem data viitoare”. Sau doar nu. Nu vă cere nimeni vreo explicație și nici nu e nevoie să oferiți. Dar o reacție puteți avea. În semn de respect. Sunt oameni care nu răspund și te trezești cu ei la eveniment. Unii organizatori sunt scrupuloși și pur și simplu nu permit accesul în sală. Alte persoane, spun da până în ultima clipă și nu vin. Aici îmi e greu să înțeleg motivul, mai ales că sunt mereu aceleași persoane care fac asta. E posibil ca la un moment dat aceste persoane să fie pur și simplu refuzate de pe listele de înscriere. Chiar dacă nu e vorba de mers la job și de semnat condica, participarea la evenimente spune mult despre participant și trebuie respectată cu seriozitate. Să știți că organizatorul nu vă datorează nimic, dimpotrivă. Dar dacă privim win win lucrurile, tare bine e să ne arătăm unii altora respect.

Despre participare

A venit și ziua evenimentului. Sunt și aici câteva reguli numai bune de urmat. Listez mai jos câteva, fără să fie într-o ordine anume:

• Dacă te-ai înscris la eveniment doar pe tine, nu veni cu altcineva! Cum spuneam, organzatorii au nevoie să fie cât mai riguroși în ceea ce privește organizarea. Totul este doar pentru confortul participanților.
• Dacă vii cu mașina, nu parca la locul desfășurării evenimentului, decât dacă știi dinainte că este posibil. Altminteri, îi faci probleme celui care organizează, altele decât cele pe care le are deja. Ah, și nu presupune că acesta va plăti parcarea pentru tine, este extrem de neplăcut.
• Vino cu copiii doar dacă ai întrebat înainte și ai primit răspuns pozitiv. Poate au vrut și ceilalți participanți să aducă bebelușul, dar ei au ascultat regulile participării. Faptul că tu vii cu el pur și simplu nu face decât să îl pună pe organizator într-o situație delicată față de ceilalți.
• Indiferent de tipul de eveniment la care participi, fii cât mai punctual. Dacă întârzii, nu suna organizatorul după ce a început evenimentul, nu îți va putea răspunde și nici nu îți va putea oferi indicații despre adresă, despre parcare sau acces. Intră cât mai discret, fără zgomot și foială multă!
• Înainte de a părăsi sală, strânge toate ambalajele de la ceea ce ai consumat: pungi, cutii, sticle. Aruncă la coșul de gunoi!
• În timpul evenimentului, nu monopoliza conversația cu întrebări insistente, pe teme personale. Fiecare participant ar avea nevoie de răspunsuri la probleme personale, dar pentru acestea s-a inventat consultanța individuală.
• La final, completează formularul de feedback, este o acțiune care durează 5 min.
• Nu veni niciodată să împarți cărți de vizită și pliante despre afacerea sau produsele tale, fără să vorbești înainte cu organizatorul. Nu e frumos, nu e etic, nu e moral, nu e profesionist.
• Voi, cei care faceți spionaj pe la evenimente (sunt și astfel de persoane), mai bine vă opriți și înaintați asumat o conversație cu organizatorul, despre ceea ce va interesează, de fapt. E mai constructiv și mai profi!

Va mulțumesc pentru răbdarea cu care ați citit acest material, pe care l-am scris, cum spuneam la început, din dorința de a ne simți mai bine la evenimentele unde ne întâlnim, pentru că vorbim același limbaj. Înscrierea și participarea la evenimente sunt treabă ușoară și simplă, nu-i așa?

Toate gândurile bune pentru voi toți, cei care citiți ce scriu pe blog! Și vă aștept cu drag la următoarele mele evenimente: Mama Time Out, din 13 martie și Mama Meet Up, din 3 apriilie, aici, despre meniul săptămânal, cea mai bună strategie în bucătărie.

Dacă doriți să fiți la curent cu noutățile de pe blogul de viata sănătoasă, puteți da LIKE paginii de Facebook sau vă puteți abona la Newsletter!

Sursa foto: aici